Polityka ochrony danych osobowych
1. WSTĘP
1. Niniejszy dokument zatytułowany „Polityka ochrony danych osobowych” (zwany dalej: Polityką) ma za zadanie stanowić mapę wymogów, zasad i regulacji ochrony danych osobowych w PRZEDSIĘBIORSTWO PRODUKCYJNO-USŁUGOWO-HANDLOWE ” REMET” Maria Piekut, Łowisko 346, Kamień. (zwaną dalej: Administratorem).
2. Niniejsza Polityka stanowi politykę ochrony danych osobowych w rozumieniu RODO- rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119, s. 1)
2. ZAWARTOŚĆ POLITYKI
a) definicje
b) opis zasad ochrony danych obowiązujących w Spółce
c) odwołania do załączników uszczegóławiających (wzorcowe procedury lub instrukcje dotyczące poszczególnych obszarów z zakresu ochrony danych osobowych wymagających doprecyzowania w odrębnych dokumentach).
3. DEFINICJE
3.1 Administrator- PRZEDSIĘBIORSTWO PRODUKCYJNO-USŁUGOWO-HANDLOWE ” REMET” Maria Piekut, z siedzibą w Łowisku, Łowisko 346, 36-053 Kamień.
3.2 Dane osobowe- informacje o osobie fizycznej zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania poprzez jeden bądź kilka szczególnych czynników określających fizyczną, fizjologiczną, genetyczną, psychiczną, ekonomiczną, kulturową lub społeczną tożsamość, w tym wizerunek, nagranie głosu, dane kontaktowe, dane o lokalizacji, informacje zawarte w korespondencji, informacje gromadzone za pośrednictwem sprzętu rejestrującego lub innej podobnej technologii.
3.3 Koordynator Ochrony Danych Osobowych (KODO)- osoba wyznaczona przez Administratora, realizująca w organizacji Administratora zadania związane z zapewnieniem zgodności przetwarzania danych osobowych z obowiązującym prawem.
3.4 Organ nadzorczy – Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych lub ewentualnie właściwy organ nadzorczy w zakresie Danych Osobowych wyznaczony przez inne państwo członkowskie Unii Europejskiej.
3.5 Podmiot danych- osoba fizyczna, której dotyczą dane osobowe przetwarzane przez Administratora
3.6 Pracownik- osoba fizyczna zatrudniona przez Administratora na podstawie umowy o pracę
3.7 Współpracownik- osoba fizyczna świadcząca na rzecz Administratora usługi na podstawie umowy cywilnoprawnej (np. umowa zlecenia, umowa o dzieło).
4. ZASADY OGÓLNE
4.1 Niniejsza Polityka stanowi podstawowy dokument regulujący zasady przetwarzania danych osobowych przez Administratora.
4.2 Wdrożenie Polityki ma na celu zapewnienie zgodności z RODO procesów przetwarzania danych osobowych przez Administratora, bez względu na formę (elektroniczną bądź papierową), w jakiej to przetwarzanie następuje.
4.3 W związku z prowadzoną działalnością Administrator zbiera i przetwarza dane osobowe zgodnie z właściwymi przepisami prawa, w tym szczególności RODO i przewidzianymi w nich zasadami przetwarzania, tj.;
4.3.1 Administrator zapewnia, że przetwarzanie przez niego danych osobowych jest zgodne z prawem i odbywa się w oparciu o jedną z podstaw przetwarzania określonych w RODO, tj. w art. 6 ust. 1, art. 9 ust. 2 albo art. 10 (zasada zgodności z prawem);
4.3.2 Administrator zapewnia rzetelność i przejrzystość przetwarzania danych osobowych, w szczególności zawsze informuje o przetwarzaniu danych osobowych w momencie ich zbierania, w tym o celu i podstawie prawnej przetwarzania (zasada rzetelności i przejrzystości);
4.3.3 Administrator zapewnia, że dane osobowe są zbierane w konkretnych, wyraźnych i prawnie uzasadnionych celach i nie są przetwarzane dalej w sposób niezgodny z tymi celami (zasada ograniczenia celu);
4.3.4 Administrator zapewnia, że przetwarza dane wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji celu, dla którego dane osobowe zostały zebrane. Administrator dba o minimalizację przetwarzania danych pod kątem ilości danych i zakresu przetwarzania, dostępu do danych oraz czasu przechowywania danych. Administrator stosuje ograniczenia dostępu do danych osobowych: prawne (zobowiązania do poufności, zakresy upoważnień), fizyczne (zamykanie pomieszczeń) i logiczne (hasła dostępu do dokumentacji osobowej w wersji elektronicznej) (zasada minimalizacji);
4.3.5 Administrator zapewnia, że przetwarzane przez niego dane osobowe są prawidłowe i w razie potrzeby uaktualniane oraz, że podejmuje on wszelkie rozsądne działania, aby dane osobowe, które są nieprawidłowe w świetle celów ich przetwarzania, zostały niezwłocznie usunięte lub sprostowane (zasada prawidłowości);
4.3.6 Administrator zapewnia, że dane osobowe są przetwarzane tylko przez okres, w jakim jest to niezbędne dla zrealizowania celów przetwarzania (zasada ograniczenia czasowego);
4.3.7 Administrator zapewnia bezpieczeństwo danych osobowych, w tym ochronę przed niedozwolonym lub niezgodnym z prawem przetwarzaniem oraz przypadkową utratą, zniszczeniem lub uszkodzeniem, poprzez wdrożenie odpowiednich środków technicznych lub organizacyjnych (zasada bezpieczeństwa, integralności i poufności);
4.3.8 Administrator zapewnia, że stosowane środki techniczne i organizacyjne umożliwiają wykazanie zgodności przetwarzania danych osobowych z RODO oraz pozostałymi przepisami dotyczącymi danych osobowych (zasada rozliczalności).
4.4 Administrator zapewnia przestrzeganie Polityki przez wszystkich Pracowników oraz Współpracowników Administratora.
5. ORGANIZACJA SYSTEMU OCHRONY DANYCH OSOBOWYCH
5.1 Przed udzieleniem dostępu do przetwarzania danych osobowych Administrator zapoznaje każdego pracownika, współpracownika lub inne osoby przetwarzające dane osobowe z jego upoważnienia z Polityką, w tym procedurami i zasadami dotyczącymi ochrony danych osobowych obowiązującymi w organizacji Administratora.
5.2 Przetwarzanie danych osobowych przez pracowników i współpracowników może odbywać się wyłącznie na podstawie udokumentowanego upoważnienia Administratora. Ponadto Administrator zobowiązuje osoby upoważnione do zachowania poufności danych osobowych oraz informacji dotyczących zabezpieczeń danych osobowych, a także do przestrzegania Polityki, w tym procedur i zasad dotyczących ochrony danych osobowych obowiązujących w organizacji Administratora.
5.3 Administrator wyznacza osobę odpowiedzialną za obszar ochrony danych osobowych, powierzając jej funkcję Koordynatora Ochrony Danych Osobowych i zapewnia adekwatne środki oraz zasoby niezbędne do wykonania powierzonych jej zadań.
5.4 Do zadań Koordynatora Ochrony Danych Osobowych należy w szczególności:
5.4.1 informowanie Administratora oraz pracowników i współpracowników, którzy przetwarzają dane osobowe, o obowiązkach spoczywających na nich na mocy RODO i innych przepisów unijnych lub krajowych o ochronie danych osobowych oraz doradzanie im w tym zakresie.
5.4.2 monitorowanie przestrzegania przez osoby upoważnione przepisów RODO oraz innych przepisów unijnych i krajowych z zakresu ochrony danych osobowych, jak również wewnętrznych polityk i procedur wdrożonych u Administratora w tym zakresie.
5.4.3 podejmowanie działań zwiększających świadomość w zakresie ochrony danych osobowych, w tym szkoleń personelu uczestniczącego w operacjach przetwarzania oraz prowadzenie powiązanych z tym audytów;
5.4.4 udzielenie, na żądanie, zaleceń co do oceny skutków dla ochrony danych osobowych oraz monitorowanie jej wykonania zgodnie z art. 35 RODO.
5.4.5 współpraca z organem nadzorczym
5.4.6 pełnienie funkcji punktu kontaktowego dla organu nadzorczego w kwestiach związanych z przetwarzaniem, w tym z uprzednimi konstytucjami, o których mowa w art. 36 RODO oraz w stosownych przypadkach prowadzenie konsultacji we wszelkich innych sprawach;
5.5 Koordynator ochrony danych osobowych wypełnia swoje zadania z należytym uwzględnieniem ryzyka związanego z operacjami przetwarzania, mając na uwadze charakter, zakres, kontekst i cele przetwarzania.
5.6 Pracownicy i współpracownicy przetwarzający dane osobowe są zobowiązani w szczególności do:
5.6.1 przetwarzania danych osobowych zgodnie z posiadanym upoważnieniem oraz z należytą starannością
5.6.2 w przypadku zaobserwowania zdarzenia mogącego stanowić naruszenie ochrony danych osobowych niezwłocznego informowania o nim bezpośrednio przełożonego oraz Koordynatora ochrony danych osobowych na zasadach opisanych w odrębnej procedurze.
5.6.3 uczestnictwa w organizowanych szkoleniach z zakresu ochrony danych osobowych
5.6.4 zachowania poufności danych osobowych oraz informacji na temat sposobu ich zabezpieczenia, zgodnie z podpisaną klauzulą poufności.
5.7 Poza wymienionymi w niniejszym punkcie środkami, system ochrony danych osobowych w spółce składa się z następujących elementów:
A. Bezpieczeństwo danych osobowych
1. Analiza ryzyka i adekwatność środków bezpieczeństwa
2. Ocena skutków dla ochrony danych
3. Środki bezpieczeństwa
4. Zgłaszanie naruszeń
B. Rejestr Czynności Przetwarzania Danych Osobowych
C. Podstawy prawne przetwarzania
D. Obsługa praw jednostki i obowiązki informacyjne
1. Obowiązki informacyjne
2. Realizowanie uprawnień podmiotów danych
3. Żądania osób
4. Kontakty z podmiotem danych
6. BEZPIECZEŃSTWO DANYCH OSOBOWYCH
6.1 Informacje ogólne
Administrator wdraża odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, aby zapewnić stopień bezpieczeństwa odpowiadający ryzyku naruszenia praw lub wolności osób fizycznych o różnym prawdopodobieństwie wystąpienia i wadze zagrożenia. Administrator uwzględnia przy tym stan wiedzy technicznej, koszt wdrażania oraz charakter, zakres, kontekst i cele przetwarzania. Przy ocenie, czy stopień bezpieczeństwa jest odpowiedni, Administrator uwzględnia w szczególności ryzyko wiążące się z przetwarzaniem, w szczególności wynikające z przypadkowego lub niezgodnego z prawem zniszczenia, utraty, modyfikacji, nieuprawnionego ujawnienia lub nieuprawnionego dostępu do danych osobowych przesyłanych, przechowywanych lub w inny sposób przetwarzanych. W celu zapewnienia integralności i poufności danych osobowych, Administrator zapewnia dostęp do danych osobowych jedynie osobom upoważnionym i wyłącznie w zakresie, w jakim jest to niezbędne ze względu na wykonywane przez nie zadania. Administrator stosuje rozwiązania organizacyjne i techniczne w celu zapewnienia, że wszystkie operacje na danych osobowych są rejestrowane i realizowane tylko przez osoby uprawnione. Administrator prowadzi na bieżąco analizę ryzyka związanego z przetwarzaniem danych osobowych i monitoruje adekwatność stosowanych zabezpieczeń danych osobowych do identyfikowanych zagrożeń. W razie konieczności Administrator wdraża dodatkowe środki służące zwiększeniu bezpieczeństwa danych osobowych. W przypadku gdy rodzaj przetwarzania, w szczególności z użyciem nowych technologii, ze względu na swój charakter, zakres, kontekst i cele z dużym prawdopodobieństwem może powodować wysokie ryzyko naruszenia praw lub wolności osób fizycznych, Administrator przed rozpoczęciem przetwarzania dokonuje oceny skutków planowanych operacji przetwarzania dla ochrony danych osobowych. Jeżeli ocena skutków wskazuje, że przetwarzanie powodowałoby wysokie ryzyko, gdyby Administrator nie zastosował środków w celu zminimalizowania tego ryzyka, to przed rozpoczęciem przetwarzania Administrator konsultuje się z organem nadzorczym. Jeżeli cele, w których Administrator przetwarza dane osobowe nie wymagają zidentyfikowania przez niego podmiotu danych, Administrator nie ma obowiązku zachowania, uzyskania ani przetworzenia dodatkowych informacji w celu zidentyfikowania podmiotu danych wyłącznie po to, by zastosować się do wymogów RODO.
6.2 Analizy ryzyka i adekwatności środków bezpieczeństwa
Administrator przeprowadza i dokumentuje analizy adekwatności środków bezpieczeństwa danych osobowych. W tym celu:
1) zapewnia odpowiedni stan wiedzy o bezpieczeństwie informacji, cyberbezpieczeństwie i ciągłości działania – wewnętrznie lub ze wsparciem podmiotów wyspecjalizowanych
2) kategoryzuje dane oraz czynności przetwarzania pod kątem ryzyka, które przedstawiają
3) przeprowadza analizy ryzyka naruszenia praw lub wolności osób fizycznych dla czynności przetwarzania danych lub ich kategorii. Administrator analizuje możliwe sytuacje i scenariusze naruszenia ochrony danych osobowych, uwzględniając charakter, zakres, kontekst i cele przetwarzania, ryzyko naruszenia praw lub wolności osób fizycznych o różnym prawdopodobieństwie wystąpienia i wadze.
4) Ustala możliwe do zastosowania organizacyjne i techniczne środki bezpieczeństwa i ocenia koszt ich wdrażania. Ustala przydatność i stosuje takie środki i podejście jak:
a) pseudonimizacja
b) szyfrowanie danych osobowych
c) inne środki cyberbezpieczeństwa składające się na zdolność do ciągłego zapewniania poufności, integralności, dostępności i odporności systemów i usług przetwarzania
d) środki zapewnienia ciągłości działania i zapobiegania skutkom katastrof, czyli zdolności do szybkiego przywrócenia dostępności danych osobowych i dostępu do nich w razie incydentu fizycznego lub technicznego.
6.3 Oceny skutków dla ochrony danych
Administrator dokonuje oceny skutków planowanych operacji przetwarzania dla ochrony danych osobowych tam, gdzie zgodnie z analizą ryzyka ryzyko naruszenia praw i wolności osób jest wysokie. Administrator stosuje metodykę oceny skutków przyjętą w spółce.
6.4 Środki bezpieczeństwa
Administrator stosuje środki bezpieczeństwa ustalone w ramach analiz ryzyka i adekwatności środków bezpieczeństwa oraz ocen skutków dla ochrony danych. Środki bezpieczeństwa danych osobowych stanowią element środków bezpieczeństwa informacji i zapewnienia cyberbezpieczeństwa w spółce i są bliżej opisane w procedurach przyjętych przez administratora dla tych obszarów.
6.5 Zgłaszanie naruszeń
6.5.1 Administrator zapewnia zgłaszanie naruszeń ochrony danych osobowych organowi nadzoru, chyba, że jest mało prawdopodobne, by naruszenie skutkowało ryzykiem naruszenia praw lub wolności osób fizycznych. W tym celu Administrator w szczególności zobowiązuje wszystkie osoby przetwarzające dane osobowe do niezwłocznego informowania o każdym dostrzeżonym naruszeniu ochrony danych osobowych.
6.5.2 Administrator zapewnia, że bez zbędnej zwłoki zawiadamia podmioty danych o naruszeniu ochrony danych osobowych, jeżeli może ono powodować wysokie ryzyko naruszenia praw lub wolności.
6.5.3 W każdym wypadku Administrator bada zaistniałe naruszenie i wdraża stosowne organizacyjne i techniczne środki naprawcze.
6.5.4 Administrator dokumentuje wszelkie naruszenia ochrony danych osobowych, w tym okoliczności naruszenia ochrony danych osobowych, jego skutki oraz podjęte działania zaradcze.
7. REJESTR CZYNNOŚCI PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH
7.1 Rejestr Czynności Przetwarzania Danych stanowi formę dokumentowania czynności przetwarzania danych, pełni rolę mapy przetwarzania danych i jest jednym z kluczowych elementów umożliwiających realizację fundamentalnej zasady, na której opiera się cały system ochrony danych osobowych, czyli zasady rozliczalności.
7.2 Administrator prowadzi Rejestr Czynności Przetwarzania Danych, w którym inwentaryzuje i monitoruje sposób, w jaki wykorzystuje dane osobowe.
7.3 Rejestr jest jednym z podstawowych narzędzi umożliwiających spółce rozliczanie większości obowiązków ochrony danych.
7.4 W Rejestrze dla każdej czynności przetwarzania danych, którą Administrator uznała odrębną dla potrzeb Rejestru, Administrator odnotowuje co najmniej:
a) nazwę czynności
b) cel przetwarzania
c) opis kategorii osób
d) opis kategorii danych
e) podstawę prawną przetwarzania, wraz z wyszczególnieniem kategorii uzasadnionego interesu Spółki, jeśli podstawą jest uzasadniony interes
f) sposób zbierania danych
g) opis kategorii odbiorców danych (w tym przetwarzających)
h) informację o przekazaniu poza UE/EOG
i) ogólny opis technicznych i organizacyjnych środków ochrony danych
7.5 Wzór Rejestru Czynności Przetwarzania Danych stanowi załącznik do Polityki. Wzór RCPD zawiera także kolumny nieobowiązkowe. W kolumnach nieobowiązkowych Administrator rejestruje informacje w miarę potrzeb i możliwości, z uwzględnieniem tego, że pełniejsza treść Rejestru ułatwia zarządzanie zgodnością ochrony danych i rozliczenie się z niej.
8. PODSTAWY PRAWNE PRZETWARZANIA
8.1 Administrator dokumentuje w Rejestrze podstawy prawne przetwarzania danych dla poszczególnych czynności przetwarzania.
8.2 Wskazując w dokumentach ogólną podstawę prawną (zgoda, umowa, obowiązek prawny, żywotne interesy, zadania publiczne/władza publiczna, uzasadniony cel Spółki), Administrator dookreśla podstawę w precyzyjny i czytelny sposób, gdy jest to potrzebne. Np. dla zgody – wskazując jej zakres, gdy podstawą jest prawo – wskazując konkretny przepis i inne dokumenty np. umowę, porozumienie administracyjne, żywotne interesy – wskazując kategorie zdarzeń, w których się zmaterializują, uzasadniony cel – wskazując konkretny cel, np. marketing własny, dochodzenie roszczeń.
8.3 Administrator wdraża metody zarządzania zgodami umożliwiające rejestrację i weryfikację posiadania zgody osoby na przetwarzanie jej konkretnych danych w konkretnym celu, zgody na komunikację na odległość (e-mail, telefon, SMS itp. ) oraz rejestrację odmowy zgody, cofnięcia zgody i podobnych czynności (sprzeciw, ograniczenie itp.)
9. OBSŁUGA PRAW JEDNOSTKI I OBOWIĄZKI INFORMACYJNE
9.1 Informacje ogólne
Administrator dba o czytelność i styl przekazywanych informacji i komunikacji z osobami, których dane przetwarza. Administrator ułatwia osobom korzystanie z ich praw poprzez różne działania, w tym: zamieszczenie na stronie internetowej Spółki informacji o prawach osób, sposobie skorzystania z nich w Spółce, w tym wymaganiach dotyczących identyfikacji, metodach kontaktu ze Spółką w tym celu, ewentualnym cenniku żądań „dodatkowych” itp. Administrator dba o dotrzymywanie prawnych terminów realizacji obowiązków względem osób. Administrator wprowadza adekwatne metody identyfikacji i uwierzytelniania osób dla potrzeb realizacji praw jednostki i obowiązków informacyjnych . W celu realizacji praw jednostki Administrator zapewnia procedury i mechanizmy pozwalające zidentyfikować dane konkretnych osób przetwarzane przez Administartora, zintegrować te dane, wprowadzać do nich zmiany i usuwać w sposób zintegrowany. Administrator dokumentuje obsługę obowiązków informacyjnych, zawiadomień i żądań osób.
9.2 Obowiązki informacyjne
9.2.1 Administrator określa zgodne z prawem i efektywne sposoby wykonywania obowiązków informacyjnych.
9.2.2 Administrator informuje osobę o przedłużeniu ponad jeden miesiąc terminu na rozpatrzenie żądania tej osoby.
9.2.3 Administrator informuje osobę o przetwarzaniu jej danych, przy pozyskiwaniu danych od tej osoby.
9.2.4 Administrator informuje osobę o przetwarzaniu jej danych, przy pozyskiwaniu danych o tej osobie niebezpośrednio od niej.
9.2.5 Administrator określa sposób informowania osób o przetwarzaniu danych niezidentyfikowanych, tam, gdzie to jest możliwe.
9.2.6 Administrator informuje osobę o planowanej zmianie celu przetwarzania danych.
9.2.7 Administrator informuje osobę przed uchyleniem ograniczenia przetwarzania.
9.2.8 Administrator informuje odbiorców danych o sprostowaniu, usunięciu lub ograniczeniu przetwarzania danych (chyba, że będzie to wymagało niewspółmiernie dużego wysiłku lub będzie niemożliwe).
9.2.9 Administrator informuje osobę o prawie sprzeciwu względem przetwarzania danych najpóźniej przy pierwszym kontakcie z tą osobą.
9.2.10. Administrator bez zbędnej zwłoki zawiadamia osobę o naruszeniu ochrony danych osobowych, jeżeli może ono powodować wysokie ryzyko naruszenia praw lub wolności tej osoby.
10. REALIZOWANIE UPRAWNIEŃ PODMIOTÓW DANYCH
10.1 Administrator zapewnia, że realizuje uprawnienia podmiotów danych na zasadach określonych w RODO, w tym:
10.1.1 prawo do informacji o przetwarzaniu danych – Administrator przekazuje osobie zgłaszającej żądanie informację o przetwarzaniu danych osobowych, w tym przede wszystkim o celach i podstawach prawnych przetwarzania, zakresie posiadanych danych osobowych, podmiotach, którym są ujawniane i planowanym terminie usunięcia danych osobowych;
10.1.2 prawo uzyskania kopii danych – Administrator przekazuje osobie zgłaszającej żądanie kopię danych osobowych, które jej dotyczą;
10.1.3 prawo do sprostowania danych – Administrator usuwa na żądanie ewentualne niezgodności lub błędy przetwarzanych danych osobowych oraz uzupełnia je, jeśli są niekompletne.
10.1.4 prawo do usunięcia danych- Administrator na żądanie usuwa albo zanonimizuje dane osobowe, których przetwarzanie nie jest już niezbędne do realizowania żadnego z celów, dla których zostały zebrane;
10.1.5 prawo do ograniczenia przetwarzania danych – Administrator na żądanie zaprzestaje wykonywania operacji na danych osobowych- z wyjątkiem operacji, na które podmiot danych wyraził zgodę – oraz ich przechowywania, zgodnie z przyjętymi zasadami retencji lub dopóki nie ustaną przyczyny ograniczenia przetwarzania danych osobowych;
10.1.6 prawo do przenoszenia danych – w zakresie, w jakim dane osobowe są przetwarzane w sposób zautomatyzowany w związku z zawartą umową lub wyrażoną zgodą, Administrator na żądanie wydaje dane osobowe dostarczone przez osobę, której dotyczą, w formacie pozwalającym na odczyt danych osobowych przez komputer;
10.1.7 prawo sprzeciwu wobec przetwarzania danych w celach marketingowych – podmiot danych może w każdym momencie sprzeciwić się przetwarzaniu danych osobowych w celach marketingowych, bez konieczności uzasadnienia takiego sprzeciwu;
10.1.8 prawo sprzeciwu wobec innych celów przetwarzania danych- podmiot danych może w każdym momencie sprzeciwić się – z przyczyn związanych z jego szczególną sytuacją – przetwarzaniu danych osobowych, które odbywa się na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora;
10.1.9 prawo wycofania zgody – jeśli dane osobowe przetwarzane są na podstawie wyrażonej zgody, podmiot danych ma prawo wycofać ją w dowolnym momencie, co jednak nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.
11. ŻĄDANIA OSÓB
11.1 Prawa osób trzecich
Realizując prawa osób, których dane dotyczą, administrator wprowadza proceduralne gwarancje ochrony praw i wolności osób trzecich. W szczególności w przypadku powzięcia wiarygodnej informacji o tym, że wykonanie żądania osoby o wydanie kopii danych lub prawa do przeniesienia danych może niekorzystnie wpłynąć na prawa i wolności innych osób (np. prawa związane z ochroną danych innych osób, prawa własności intelektualnej, tajemnicę handlową, dobra osobiste), administrator może się zwrócić do osoby w celu wyjaśnienia wątpliwości lub podjąć inne prawem dozwolone kroki, łącznie z odmową zadośćuczynienia żądaniu.
11.2 Nieprzetwarzanie
Administrator informuje osobę o tym, że nie przetwarza danych jej dotyczących, jeśli taka osoba zgłosiła żądanie dotyczące jej praw.
11.3 Odmowa
Administrator informuje osobę, w ciągu miesiąca od otrzymania żądania, o odmowie rozpatrzenia żądania i o prawach osoby z tym związanych.
11.4 Dostęp do danych
Na żądanie osoby dotyczące dostępu do jej danych, Administrator informuje osobę, czy przetwarza jej dane, oraz informuje osobę o szczegółach przetwarzania, zgodnie z art. 15 RODO (zakres odpowiada obowiązkowi informacyjnemu przy zbieraniu danych), a także udziela osobie dostępu do danych jej dotyczących. Dostęp do danych może być zrealizowany przez wydanie kopii danych, z zastrzeżeniem, że kopii danych wydanej w wykonaniu prawa dostępu do danych Administrator nie uzna za pierwszą nieodpłatną kopię danych dla potrzeb opłat za kopie danych.
11.5 Kopie danych
Na żądanie Administrator wydaje osobie kopię danych jej dotyczących i odnotowuje fakt wydania pierwszej kopii danych. Administrator wprowadza i utrzymuje cennik kopii danych, zgodnie z którym pobiera opłaty za kolejne kopie danych. Cena kopii danych skalkulowana jest na podstawie oszacowanego jednostkowego kosztu obsługi żądania wydania kopii danych.
11.6 Sprostowanie danych
Administrator dokonuje sprostowania nieprawidłowych danych na żądanie osoby. Administrator ma prawo odmówić sprostowania danych, chyba że osoba w rozsądny sposób wykaże nieprawidłowości danych, których sprostowania się domaga. W przypadku sprostowania danych Administrator informuje osobę o odbiorcach danych, na żądanie tej osoby.
11.7 Uzupełnienie danych
Administrator uzupełnia i aktualizuje dane na żądanie osoby. Administrator ma prawo odmówić uzupełnienia danych, jeżeli uzupełnienie byłoby niezgodne z celami przetwarzania danych. Administrator może polegać na oświadczeniu osoby co do uzupełnianych danych, chyba, że będzie to niewystarczające w świetle przyjętych przez administratora procedur, prawa lub zaistnieją podstawy, aby uznać oświadczenie za niewiarygodne.
11.8 Usunięcie danych
Na żądanie osoby administrator usuwa dane, gdy:
1) dane nie są niezbędne do celów, w których zostały zebrane, ani przetwarzane w innych zgodnych z prawem celach,
2) zgoda na ich przetwarzanie została cofnięta, a nie ma innej podstawy prawnej przetwarzania,
3) osoba wniosła skuteczny sprzeciw względem przetwarzania tych danych,
4) dane były przetwarzane niezgodnie z prawem,
5) konieczność usunięcia wynika z obowiązku prawnego,
6) żądanie dotyczy danych dziecka zebranych na podstawie zgody w celu świadczenia usług społeczeństwa informacyjnego oferowanych bezpośrednio dziecku
Administrator określa sposób obsługi prawa do usunięcia danych w taki sposób, aby zapewnić efektywną realizację tego prawa przy poszanowaniu wszystkich zasad ochrony danych, w tym bezpieczeństwa, a także weryfikację, czy nie zachodzą wyjątki, o których mowa w art. 17 ust. 3 RODO. Jeżeli dane podlegające usunięciu zostały upublicznione przez Administratora. Administrator podejmuje rozsądne działania, w tym środki techniczne, by poinformować innych administratorów przetwarzających te dane osobowe o potrzebie usunięcia danych i dostępu do nich. W przypadku usunięcia danych Administrator informuje osobę o odbiorcach danych, na żądanie tej osoby.
11.9 Ograniczenie przetwarzania
Administrator dokonuje ograniczenia przetwarzania danych na żądanie osoby, gdy:
a) osoba kwestionuje prawidłowość danych – na okres pozwalający sprawdzić ich prawidłowość
b) przetwarzanie jest niezgodne z prawem, a osoba, której dane dotyczą, sprzeciwia się usunięciu danych osobowych, żądając w zamian ograniczenia ich wykorzystywania
c) Administrator nie potrzebuje już danych osobowych, ale są one potrzebne osobie, której dane dotyczą, do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń,
d) Osoba wniosła sprzeciw względem przetwarzania z przyczyn związanych z jej szczególną sytuacją – do czasu stwierdzenia, czy po stronie Spółki zachodzą prawnie uzasadnione podstawy nadrzędne wobec podstaw sprzeciwu.
W trakcie ograniczenia przetwarzania Administrator przechowuje dane, natomiast nie przetwarza ich (nie wykorzystuje, nie przekazuje), bez zgody osoby, której dane dotyczą, chyba, że w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń, lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej, lub z uwagi na ważne względu interesu publicznego. Administrator informuje osobę przed uchyleniem ograniczenia przetwarzania. W przypadku ograniczenia przetwarzania danych administrator informuje osobę o odbiorcach danych, na żądanie tej osoby.
11.10 Przenoszenie danych
Na żądanie osoby administrator wydaje w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego lub przekazuje innemu podmiotowi, jeśli jest to możliwe, dane dotyczące tej osoby, które dostarczyła ona spółce, przetwarzane na podstawie zgody tej osoby lub w celu zawarcia lub wykonania umowy z nią zawartej w systemach informatycznych Spółki.
11.11 Sprzeciw w szczególnej sytuacji
Jeżeli osoba zgłosi umotywowany jej szczególną sytuacją sprzeciw względem przetwarzania jej danych, a dane przetwarzane są przez administratora w oparciu o uzasadniony interes spółki lub powierzone spółce zadanie w interesie publicznym, administrator uwzględni sprzeciw, o ile nie zachodzą po stronie spółki ważne prawnie uzasadnione podstawy do przetwarzania, nadrzędne wobec interesów, praw i wolności osoby zgłaszającej sprzeciw, lub podstawy do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.
11.12 Sprzeciw przy badaniach naukowych, historycznych lub celach statystycznych
Jeżeli administrator prowadzi badania naukowe, historyczne lub przetwarza dane w celach statystycznych, osoba może wnieść umotywowany jej szczególną sytuacją sprzeciw względem takiego przetwarzania. Administrator uwzględni taki sprzeciw, chyba, że przetwarzanie jest niezbędne do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym.
11.13 Sprzeciw względem marketingu bezpośredniego
Jeżeli osoba zgłosi sprzeciw względem przetwarzania jej danych przez administratora na potrzeby marketingu bezpośredniego (w tym ewentualnie profilowania), administrator uwzględni sprzeciw i zaprzestanie takiego przetwarzania.
11.14 Prawo do ludzkiej interwencji przy automatycznym przetwarzaniu
Jeżeli administrator będzie przetwarzać dane w sposób automatyczny, w tym w szczególności profiluje osoby i w konsekwencji podejmuje względem osoby decyzje wywołujące skutki prawne lub inaczej istotnie wpływające na osobę, administrator zapewnia możliwość odwołania się do interwencji i decyzji człowieka po stronie Spółki, chyba, że taka automatyczna decyzja: 1) jest niezbędna do zawarcia lub wykonania umowy między odwołującą się osobą, a spółką; 2) jest wprost dozwolona przepisami prawa, lub 3) opiera się na wyraźnej zgodzie odwołującej się osoby.
12. KONTAKTY Z PODMIOTEM DANYCH
12.1 Administrator wdraża odpowiednie środki, aby komunikacja z podmiotem danych odbywała się w zwięzłej, przejrzystej i łatwo dostępnej formie, jasnym i prostym językiem.
12.2 Administrator udziela podmiotem danych informacji na piśmie lub w inny sposób, w tym w stosownych przypadkach- elektronicznie. Jeżeli podmiot danych tego zażąda, Administrator udziela informacji ustnie, o ile jest możliwe potwierdzenie tożsamości podmiotu danych innymi sposobami.
12.3 Administrator ułatwia podmiotom danych wykonywanie praw przysługujących im na gruncie RODO, w tym uprawnień przewidzianych w art. 15-22 RODO.
12.4 Administrator bez zbędnej zwłoki udziela podmiotom danych informacji o działaniach podjętych w związku z żądaniem zgłoszonym na podstawie art. 15-22 RODO.
13. UDOSTĘPNIANIE I POWIERZENIE DANYCH OSOBOWYCH
13.1 Administrator udostępnia dane osobowe innemu administratorowi tylko wtedy, gdy spełniony jest jeden z warunków, o których mowa w art. 6 ust. 1 albo w art. 9 ust. 2 RODO.
13.2 Powierzenie przetwarzana danych osobowych przez Administratora następuje w oparciu o umowę powierzenia przetwarzania danych lub inny instrument prawny, o którym mowa w art. 28 RODO.
13.3 Powierzenie przetwarzania danych osobowych przez Administratora następuje po uprzedniej weryfikacji, czy podmiot przetwarzający zapewnia wystarczające gwarancje wdrożenia odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych, by przetwarzanie spełniało wymogi RODO i chroniło prawa podmiotów danych. Administrator podejmuje ponadto wszelkie niezbędne działania, by także jego wykonawcy i inne podmioty współpracujące dawały gwarancję stosowania odpowiednich środków bezpieczeństwa w każdym przypadku, gdy przetwarzają dane osobowe na zlecenie Administratora.
14. PRZEKAZYWANIE DANYCH OSOBOWYCH DO PAŃSTWA TRZECIEGO
14. 1 Poziom ochrony danych osobowych poza Europejskim Obszarem Gospodarczym (EOG) różni się od tego zapewnianego przez prawo europejskie. Z tego powodu Administrator przekazuje dane osobowe do państwa trzeciego tylko wtedy, gdy jest to konieczne i z zapewnieniem odpowiedniego stopnia ochrony, przede wszystkim poprzez:
14.1.1 współpracę z podmiotami przetwarzającymi dane osobowe w państwach, w odniesieniu do których została wydana stosowna decyzja Komisji Europejskiej dotycząca stwierdzenia zapewnienia odpowiedniego stopnia ochrony danych osobowych.
14.1.2 stosowanie standardowych klauzul umownych wydanych przez Komisję Europejską;
14.1.3 w razie przekazywania danych do USA- współpracę z podmiotami uczestniczącymi w programie Tarcza Prywatności (ang. Privacy Shield) zatwierdzonym decyzją Komisji Europejskiej.
15. POSTANOWIENIA KOŃCOWE
Niniejsza polityka ochrony danych wchodzi z życie z dniem wejścia w życie RODO.